অফিসের কাজ থেকে কয়েক দিনের বিরতি নিয়েছেন, কিংবা ব্যক্তিগত কারণে ই-মেইল দেখার সময় পাচ্ছেন না। কিন্তু আপনার ইনবক্সে একের পর এক গুরুত্বপূর্ণ মেইল জমা হচ্ছে। উত্তর না পেয়ে প্রেরকও হয়তো অপেক্ষা করছেন। এমন পরিস্থিতিতে বারবার ইনবক্স খুলে উত্তর দেওয়ার প্রয়োজন নেই। জি-মেইলের একটি বিশেষ সুবিধা ব্যবহার করেই আগেভাগে অটো-রিপ্লাই সেট করে রাখতে পারেন। ফলে আপনার অনুপস্থিতিতে কেউ ই-মেইল পাঠালে নির্দিষ্ট বার্তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে তার কাছে পৌঁছে যাবে।
জি-মেইলের ভ্যাকেশন রেসপন্ডার কী?
গুগলের ই-মেইল পরিষেবা জি-মেইলে রয়েছে ‘ভ্যাকেশন রেসপন্ডার’ নামে একটি সুবিধা। এটি মূলত স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠানোর ব্যবস্থা। আপনি আগে থেকেই একটি বার্তা লিখে রাখবেন। নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে কেউ আপনাকে ইমেল পাঠালে জি-মেইল সেই বার্তাটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রেরকের কাছে পাঠাবে।
ধরুন, আপনি পাঁচ দিনের ছুটিতে যাচ্ছেন। এই সময় ই-মেইলের উত্তর দিতে পারবেন না। সে ক্ষেত্রে ছুটিতে যাওয়ার আগেই ফিচারটি চালু করে তারিখ নির্ধারণ করতে পারেন। বার্তায় জানিয়ে দিতে পারেন, আপনি কত দিন অনুপস্থিত থাকবেন এবং কবে থেকে আবার ই-মেইলের উত্তর দিতে পারবেন।
জরুরি প্রয়োজনে আপনার পরিবর্তে অন্য কারো সঙ্গে যোগাযোগ করার পরামর্শও দিতে পারেন। চাইলে অটো-রিপ্লাইয়ের বিষয় বা সাবজেক্টও নিজের মতো লিখে নেওয়া যাবে।
কীভাবে চালু করবেন এই ফিচার?
কম্পিউটার বা ল্যাপটপ থেকে জি-মেইলের ভ্যাকেশন রেসপন্ডার চালু করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন-
প্রথমে ব্রাউজারে জি-মেইল খুলে নিজের অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন।
স্ক্রিনের উপরের ডানদিকে থাকা সেটিংস বা সেটিংস আইকনে ক্লিক করুন।
এরপর ‘সি অল সেটিংস’ অপশনে যান।
‘জেনারেল’ ট্যাব খুলে পেজের নিচের দিকে স্ক্রল করুন।
সেখানে ‘ভ্যাকেশন রেসপন্ডার’ বিভাগটি খুঁজে বের করুন।
‘ভ্যাকেশন রেসপন্ডার অন’ অপশনটি নির্বাচন করুন।
এবার অটো-রিপ্লাই চালুর প্রথম দিন এবং শেষ হওয়ার তারিখ নির্ধারণ করুন।
‘সাবজেক্ট’ ঘরে ই-মেইলের বিষয় লিখুন। ‘মেসেজ’ ঘরে নিজের অনুপস্থিতি সম্পর্কে প্রয়োজনীয় তথ্য দিয়ে বার্তাটি তৈরি করুন।
চাইলে শুধু নিজের কনট্যাক্টে থাকা ব্যক্তিদের কাছে স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠানোর অপশন নির্বাচন করতে পারেন।
সবশেষে পেজের নিচে গিয়ে ‘সেভ চেঞ্জেস’-এ ক্লিক করুন।
অটো-রিপ্লাই মেসেজে কী লিখবেন?
বার্তাটি সংক্ষিপ্ত ও স্পষ্ট রাখাই ভালো। যেমন লিখতে পারেন, ‘আমি বর্তমানে ছুটিতে রয়েছি। ১৮ নভেম্বর থেকে আবার কাজে ফিরব। এই সময় ই-মেইলের উত্তর দিতে কিছুটা দেরি হতে পারে। জরুরি প্রয়োজনে [সহকর্মীর নাম]-এর সঙ্গে যোগাযোগ করতে পারেন।’
এভাবে প্রেরক বুঝতে পারবেন, আপনি আপাতত ই-মেইল দেখছেন না এবং কবে উত্তর পাওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে।
কয়েকটি বিষয় মনে রাখবেন
ভ্যাকেশন রেসপন্ডার চালু থাকলেই প্রত্যেকটি ই-মেইলের জন্য আলাদা আলাদা উত্তর পাঠানো হয় না। একই ব্যক্তি বারবার ই-মেইল পাঠালে জি-মেইল সাধারণত নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে তাকে বারবার অটো-রিপ্লাই পাঠায় না। ফলে একই বার্তা বারবার গিয়ে ইনবক্স ভরে ওঠার আশঙ্কা কমে।
এছাড়া ব্যক্তিগত বা সংবেদনশীল তথ্য অটো-রিপ্লাইয়ে না দেওয়াই ভালো। ছুটি শেষ হলে নির্ধারিত তারিখে ফিচারটি বন্ধ হয়ে যাওয়ার কথা। তবে প্রয়োজনে সেটিংসে গিয়ে নিজেও এটি বন্ধ করতে পারবেন। ছুটিতে থাকুন বা কাজের চাপে ই-মেইলের উত্তর দেওয়ার সময় না পান জি-মেইলের এই সুবিধা ব্যবহার করলে প্রেরককে নিজের অনুপস্থিতির কথা জানানো সহজ হবে।